Elektronische Kommunikation

Rahmenbedingungen für die elektronische kommunikation mit der stadtverwaltung rheine

Die Stadtverwaltung Rheine bietet die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation über E-Mail und De-Mail, sowie über Onlineverfahren und -formulare.
Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist sowohl für formlose wie auch für formgebundene Vorgänge möglich. Die Stadtverwaltung Rheine eröffnet diesen Zugang eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

geltungsbereich

Die Rahmenbedingungen gelten ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Rheine und nicht für die Kommunikation mit städtischen Tochtergesellschaften wie beispielsweise den Stadtwerken oder den Technischen Betrieben Rheine.
Ausgenommen von den Rahmenbedingungen ist zudem die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Stadt Rheine. Hierzu bestehen eigene Verfahren und Regelungen.

Umfang

Die Zugangseröffnung umfasst

  • alle aktuell unter www.rheine.de veröffentlichte E-Mail- und De-Mail-Adressen,
  • alle in städtischen Briefköpfen angegebene E-Mail-und De-Mail-Adressen, für Rückantworten auf das jeweilige Schreiben
  • alle unter www.rheine.de angebotene Onlineverfahren und -formulare, sofern diese Daten an die Stadtverwaltung senden.

Für alle übrigen E-Mail-und De-Mail-Adressen, Onlineverfahren und -formulare der Stadtverwaltung Rheine gilt der Zugang ausdrücklich als nicht eröffnet!

E-Mail-Sicherheit

Unverschlüsselte E-Mails können auf ihrem Weg durch das Internet von Dritten abgefangen und gelesen oder verändert werden.

Vertrauliche Daten sollten daher niemals mittels unverschlüsselter E-Mail übersendet werden!

Verschlüsselte E-Mails können über die zentrale Adresse info@rheine.de an die Stadtverwaltung gerichtet werden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Rheine unterstützt:

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten „Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht zum Download bereit:

rheine-mail, 1 KB

Nähere Informationen zu E-Mail-Verschlüsselung bzw. zur Einbindung und Nutzung von S/MIME-Zertifikaten entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch Ihres E-Mail-Programms.

De-Mail-Sicherheit

De-Mails werden auf dem Übertragungsweg verschlüsselt und sind so vor unberechtigtem Mitlesen und vor Manipulation ausreichend geschützt. Daher bietet die Stadtverwaltung für De-Mail keine zusätzliche Verschlüsselungsmethode an.

Die Übermittlung von De-Mails an die Stadt Rheine ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich. Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen. Das Versenden einer E-Mail ohne eigene De-Mail-Adresse ist nicht ausreichend. Die Stadt Rheine eröffnet diesen Zugang für De-Mails eingeschränkt unter folgenden Bedingungen:

1. Dateianhänge

Werden Dateianhänge an die Stadt Rheine versandt, so ist zu beachten, dass die Stadt Rheine nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

2. De-Mail in schriftform-wahrender Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes

Sollte durch Gesetz die Schriftform für bestimmte Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig.

Wir haben den Zugang für schriftform-wahrende De-Mails eröffnet. Dies ersetzt Ihre eigenhändige Unterschrift. Für rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption "absenderbestätigt" gewählt wurde.

3. Schließen des De-Mail-Postfachs
Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren.

Sicherheit von Onlineverfahren und -formularen

Der Austausch von Daten über Onlineverfahren und -formulare, die unter www.rheine.de angeboten werden, erfolgt grundsätzlich verschlüsselt (HTTPS/SSL) und ist so vor Mitlesen und Manipulation geschützt.

Formfreie Vorgänge

Vorgänge, die im Schriftverkehr keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können über alle oben genannten Zugänge eingereicht werden.

Formgebundene Vorgänge

Vorgänge, die im Schriftverkehr einer eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können, sofern durch Rechtsvorschrift nicht anders bestimmt, schriftform-wahrend eingereicht werden, indem sie

  • als PDF mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS VO) versehen und als E-Mail oder De-Mail gesendet werden oder
  • indem sie per De-Mail mit der Versandoption nach § 5 Abs. 5 De-Mail-G übersendet werden (absenderbestätigte De-Mail).

Können übermittelte Dokumente von der Stadtverwaltung nicht bearbeitet werden, werden Sie darüber informiert. Rechtsfristen werden in diesem Fall nicht in Gang gesetzt oder gewahrt.

Die Stadtverwaltung ist bemüht, Ihnen auf dem Weg zu antworten, auf dem Sie sich an die Stadtverwaltung gewendet haben. Sprechen technische oder rechtliche Gründe gegen eine Antwort auf elektronischem Weg, erfolgt die Antwort schriftlich.
Daher muss in formgebundenen Vorgängen, die elektronisch eingereicht werden, immer eine postalische Anschrift angegeben werden.

Bitte beachten Sie auch, dass eingescannte und ursprünglich auf Papier vorhandene Dokumente lediglich Kopien darstellen und nicht das unter Umständen erforderliche Einsenden der Originalunterlagen ersetzen.

Dateiformate

Möchten Sie Dateianhänge an die Stadtverwaltung senden, beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate werden aktuell unterstützt:

  • PDF (Adobe Acrobat)
  • DOCX (Microsoft Word)
  • XLSX (Microsoft Excel)
  • PPTX (Microsoft Power Point)
  • Nur-Textformate TXT
  • JPG (Bilddateien)

Sie können Dateien komprimieren und in ZIP-oder RAR-Archiven zusammenfassen (*.zip, *.rar). Andere Komprimierungs-und Archivierungsmethoden werden nicht unterstützt.

Andere als die o. g. Dateiformate werden nicht oder nur nach vorheriger Absprache unterstützt. Dateien in nicht unterstützten oder bestimmbaren Dateiformaten, auch sofern sie komprimiert oder in Archivdateien übermittelt werden, werden ungelesen gelöscht. Sie erhalten darüber keine Information.

Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt sind oder solche, die selbst ausführbar sind beziehungsweise ausführbare Bestandteile enthalten (z. B. mit den Dateiendungen *.exe und *.bat sowie Office-Dateien mit Makros), werden von der Stadt Rheine nicht entgegengenommen da der Anhang nicht auf Viren und Schadsoftware untersucht werden kann. Sollte die E-Mail bzw. enthaltene Dateianhänge, welche Sie der Stadt Rheine übersenden, von Virenschutzprogrammen als infiziert erkannt werden, können diese nicht angenommen werden beziehungsweise wird die E-Mail ungelesen gelöscht. Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigung, dass ihre E-Mail nicht angenommen werden konnte.

Mailgröße / Datenvolumen

Die Gesamtgröße von E-Mails an die Stadtverwaltung, einschließlich aller Anlagen, ist auf 70 MB begrenzt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Beachten Sie bitte, dass Anlagen in einem Binärformat beim E-Mail-Versand größer werden können, da sie für den Mailversand in ASCII-Text konvertiert werden.

Viren & SPAM

E-Mails, die Dateianhänge enthalten, die vom Virenschutzprogramm als infiziert eingestuft werden oder die vom Virenschutzprogramm nicht überprüft werden können, werden ungelesen gelöscht. Sie erhalten darüber keine Information.

E-Mails, die über Mailserver gesendet werden, von denen auch viel unerwünschte Werbung (SPAM) ausgeht, werden nicht angenommen. Sie erhalten darüber eine Nachricht. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an Ihren E-Mail-Dienstanbieter.